Phòng Hành Chính – Tổ Chức

PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC

CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

Điều 1. Chức năng

Phòng Hành chính – Tổ chức là đơn vị trực thuộc Trường Cao đẳng Y – Dược Cộng đồng, có chức năng Tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác quy hoạch xây dựng tổng thể, Hành chính và Quản trị.

Thực hiện kế hoạch chiến lược, kế hoạch hàng năm của các đơn vị trong Trường; giúp Ban Giám hiệu quản lý cơ sở vật chất, vật tư, trang thiết bị, các hoạt động hành chính văn thư, lưu trữ, lễ tân, công tác đảm bảo an ninh, trật tự, công tác in ấn, điều phối phương tiện công tác, các hoạt động phục vụ và dịch vụ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền.

Điều 2. Nhiệm vụ

2.1. Hành chính

2.1.1 Công tác văn thư
  • Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư.
  • Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng quy định hiện hành.
  • Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị của Trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.
  • Kí sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được uỷ nhiệm.
  • Cấp phát giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường theo sự ủy nhiệm của BGH.
  • Quản lí con dấu và bộ tên khắc của lãnh đạo nhà trường theo các quy định hiện hành và các lĩnh vực tổng hợp khác.
2.1.2.Công tác lưu trữ và bảo vệ nội bộ
  • Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu lưu trữ chung của Trường.
  • Hướng dẫn CBVC lập hồ sơ lưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định hiện hành.
  • Định kỳ thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ, sắp xếp kho lưu trữ ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.1.3 Công tác an ninh trật tự
  • Giám sát, lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự của Nhà trường trong những ngày nghỉ lễ; tết đảm bảo an toàn về người, tài sản của Trường.
  • Quản lý hoạt động dịch vụ liên quan đến công tác bảo vệ như: hợp đồng trông giữ xe ô tô, xe máy, xe đạp.
2.1.4 Công tác in ấn.
  • Chịu trách nhiệm in ấn sách, giáo trình và các ấn phẩm khác phục vụ cho công tác dạy, học và các hoạt động khác của Nhà trường theo đúng quy trình in ấn và xuất bản ấn phẩm.
2.1.5. Công tác lễ tân
  • Tổ chức tiếp đón khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với nhà trường.
  • Phối hợp với bộ phận truyền thông và các đơn vị liên quan tổ chức các sự kiện, hội nghị và học tập chung của Nhà Trường.
  • Phối hợp với các phòng, ban trong Trường trang trí khánh tiết trong các ngày lễ khai mạc, bế mạc, tết, hội nghị, hội thảo…
2.1.6. Điều phối phương tiện công tác
  • Quản lý và điều phối xe của Trường theo đúng quy định.
  • Phục vụ việc đưa đón cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trong Trường đi nghiên cứu, thực tập thực địa; cán bộ ngoài trường và chuyên gia nước ngoài đến công tác, hội nghị, hội thảo tại trường khi có yêu cầu và được Ban Giám hiệu phê duyệt.
  • Kiểm tra, theo dõi, lập kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa xe.

2.2. Quản trị

2.2.1. Quản lý đất đai, cơ sở vật chất
  • Quản lý sơ đồ mặt bằng đất đai và tình trạng về các công trình nhà giảng đường, phòng học, nhà làm việc, hệ thống điện, nước của Trường.
  • Tổ chức nghiệm thu, theo dõi quyết toán công trình.
  • Giúp Ban Giám hiệu quản lý, tổ chức triển khai và thực hiện các dự án đầu tư để xây dựng và phát triển Nhà trường…
  • Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa, chống xuống cấp cơ sở vật chất, nhà cửa, điện nước.
  • Quản lý và đề xuất ý kiến sử dụng kinh phí và hợp đồng sửa chữa.
2.2.2. Quản lý, mua sắm vật tư, trang thiết bị
  • Tổng hợp dự trù tài sản vật tư, trang thiết bị thông dụng của các đơn vị để dự trù ngân sách hàng năm.
  • Thực hiện mua sắm, cấp phát theo đúng tiêu chuẩn, định mức vật tư, trang thiết bị đã được Ban Giám hiệu phê chuẩn.
  • Theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng toàn bộ tài sản, vật tư thông dụng đã cấp phát cho các đơn vị hoặc các trang thiết bị tại giảng đường, các công trình công cộng. Triển khai lắp đặt vận hành máy móc khi được cung cấp, lập hồ sơ và nội quy sử dụng máy.
  • Bảo dưỡng và theo dõi trang thiết bị, máy móc tại các đơn vị, phòng ban trong Trường.
  • Kiểm kê tài sản, trang thiết bị, báo cáo kiểm kê tài sản hàng năm.
  • Theo dõi công tác an toàn lao động chung trong toàn Trường. Chú trọng đảm bảo quy chế, nội quy sử dụng, quản lý hệ thống phòng cháy chữa cháy.
2.3.2 Đảm bảo các hoạt động phục vụ và dịch vụ

Quản lý giảng đường, ký túc xá và dịch vụ

  • Quản lý, sử dụng có hiệu quả các giảng đường, phòng họp, hội trường; quản lý và bảo quản tài sản, trang thiết bị tại các giảng đường theo đúng Quy trình. hành máy móc khi được cung cấp, lập hồ sơ và nội quy sử dụng máy.
  • Quản lý khu ký túc xá sinh viên, phòng khách. Đảm bảo việc tiếp đón, bố trí và quản lý học viên, sinh viên theo đúng Quy trình. Đảm bảo giữ vệ sinh chung tại khu vực ký túc xá.
  • Đảm bảo các hoạt động dịch vụ như nhà ăn, căng tin, trông giữ xe…phục vụ đáp ứng nhu cầu của CBNV và người học. m bảo giữ vệ sinh chung tại khu vực ký túc xá.

Đảm bảo điện, nước và vệ sinh môi trường

  • Đảm bảo cung cấp điện thắp sáng, nước sinh hoạt cho toàn cơ quan.
  • Phục vụ nước uống, vệ sinh các phòng Ban Giám hiệu, phục vụ nước uống cho giảng viên khi lên lớp.
  • Đảm bảo vệ sinh giảng đường, khu vực công cộng, nơi làm việc. Đảm bảo vệ sinh môi trường trường học. Giám sát việc thực hiện vệ sinh với Công ty cung cấp dịch vụ vệ sinh đã ký hợp đồng với Trường.

Điều 3: Quyền hạn.

  • Chủ động đề xuất với Ban Giám hiệu về nhân lực phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và định hướng phát triển của Nhà trường;
  • Chủ động xây dựng và đề xuất với Ban Giám hiệu về chiến lược, kế hoạch hoạt động ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Nhà trường;
  • Chủ động tổ chức thực hiện các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao;
  • Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức được thừa lệnh Hiệu trưởng kí và đóng dấu của Trường những văn bản, giấy tờ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao theo sự uỷ nhiệm của Hiệu trưởng.